団体旅行の成功の秘訣

幹事様は旅行参加予定者の方たちから、「どんな所に行きたいか？」「どんなことがしたいか？」など、アンケートをとって、みんなの意見をまとめましょう。副幹事や会計担当などの方たちと、一緒に相談しながら旅行の予定を立てていくとスムーズです。
もし、前幹事の方がいらっしゃったら、前回の旅行の内容を確認しとくとよいでしょう。

前回とかぶらないようにしたいという要望もあるかもしれませんし、毎回恒例となっている物もあるかもしれません。 集めたアンケートや前回の内容などをまとめて、今回の旅行のイメージを作成しましょう。 旅行のイメージは２～３つ位作成し、その中から参加予定者に投票してもらうとよいでしょう。

日程や方面、人数、予算、旅行の趣旨などが決まったら、即行動しましょう。
早めに宿、施設を手配する方が、希望通りに予約が取れます。人数が多ければ、多いほど空いている宿を探すのは大変です。
遅くても２～3か月前には手配をするとよいでしょう。社員旅行や100名以上の団体などの場合は、6か月以上前から動いてもよいくらいです。

ご自分で探す場合は、より多くの資料を集めるとよいでしょう。
旅行会社へ相談する場合は、要望を出来るだけ細かく伝えると、旅行会社から希望通りのプランを出してもらえます。
大人数だとなかなか空いてるところが見つからないので、ここは旅行会社に丸投げしちゃいましょう。

混み合う日や人気のホテル、旅館は早くから埋まっていることも多々あります。
そんなときは弊社のトラベルコンサルタントにお任せ下さい。弊社であれば、独自のルートで手配できることもあります。

地方（県→地区）を決めたら、その地区の周辺にどんな観光地があるか確認します。味覚狩りや体験施設、観光名所、テーマパークなど旅行の行程に取り入れる事で、旅にスパイスが加わります。また、そこまでの交通手段、出発地からの所要時間なども併せて検討しておきましょう。
ホテル、旅館は料金で選ぶのではなく、必ず内容で選ぶようにするとよいでしょう。
予算以内で料理内容や部屋、サービス内容等を確認してください。

申込時は、代金の支払いについてやキャンセル、変更などの規定をよく確認しておきましょう。
変更するのに手数料がかかる場合もありますし、特にキャンセル料が発生し始める日を確認しておきましょう。

打ち合せをこまめにし、宴会や段取り、部屋割り、2次会準備、バスの席順などをきっちりと確認しましょう。

旅行会社または宿泊施設などに旅行代金のお支払いをします。支払期限を過ぎると、予約を取り消されることがあるので支払期限に注意しましょう。
幹事様は最終の人数をきっちりと確認して、人数の増減を随時旅行会社や宿などに伝えてください。増減の確認、連絡が遅れるとキャンセル料がかかったり、予約が取れなくなる事がありますので注意しましょう。

出発地のチェック、集合場所、時間などの最終確認を参加者にしましょう。
また、宴会時にゲームなどをする場合の準備もお忘れなく！

参加人員のチェックをし、添乗員さん・ドライバー・ガイドさんと相談しながら出発して下さい。
現地集合の場合は、現地にて参加人員の確認をしてください。

宴会の席順、段取り、2次会準備など、開始時間前にホテル、宿に確認しておきましょう。

場所、時間を再確認しておきましょう。
集合時間に遅れてくる人が大抵いるので、参加者に周知しておきましょう。

旅行中に怪我などのトラブルが無かったかなどにも気を配りましょう。
忘れ物がある場合は、速やかに旅行会社または宿、交通機関に確認をとりましょう。

会計報告などを旅行終了後に参加者に配信しましょう。
また、次会幹事様への引継もお忘れなく。。。